Aufgaben

Für unser Commercial Team suchen wir eine engagierte und strukturierte Persönlichkeit zur Verstärkung des Backoffice-Bereichs. Die Position umfasst umfassende organisatorische, administrative sowie koordinative Aufgaben in den Bereichen Retail & Wholesale für den österreichischen Markt und teilweise DACH-übergreifend.

• Administrative Betreuung des Außendienstes: Unterstützung bei Onboarding, Reiseplanung, IT/HR-Schnittstellen und operativen Fragen zu internen Systemen (z. B. Marketplace, Helpdesk, Concur)

• Pflege und Verwaltung von Daten & Listen: Erstellung und Aktualisierung von Kunden-, Preis-, Tester- und Adresslisten für den österreichischen Markt; Weitergabe relevanter Informationen an interne und externe Stellen

• Unterstützung bei Events & Jahresplanungen: Organisation und Pflege des DACH-Eventkalenders sowie Vorbereitung von Jahresgesprächen und -unterlagen

• Koordination mit Retail- und Wholesale-Teams: Planung und Organisation von regelmäßigen Team-Calls (Retail & Wholesale); Unterstützung bei internen Abstimmungen und Booklet-/Visitform-Erstellung

• Bearbeitung von Depotanfragen & Vertragsverwaltung: Abwicklung von Neudepotanfragen, vorsorglichen Kündigungen und Schließungsbestätigungen

• Erstellung von Präsentationen & Auswertungen: Aufbereitung von Analysen, Reportings und Präsentationen für Management, Außendienst oder Markenpartner (inkl. Door Visits, Challenges, Sell Thru)

• Schnittstellenfunktion zu Marken und Abteilungen: Bearbeitung markenspezifischer Rückfragen und Koordination länderspezifischer Informationen (ggf. auf DACH-Level)

• Systempflege und Datenmanagement (SFA, IPPOS, XStore): Eigenverantwortliche Pflege und Uploads in internen Systemen, Kontrolle von Arbeitszeiten, Neuanlagen und Fehlerbearbeitung

• Organisatorische Betreuung im laufenden Geschäft: Bestellung von Arbeitsmaterialien (z. B. Geräte, Visitenkarten), Geburtstags- und Jubiläumsorganisation innerhalb des Commercial Teams

• Zusammenarbeit mit Supply Chain & Key Accounts: Monitoring spezifischer Logistikthemen (z. B. Produktgrößenverfügbarkeit) und Kommunikation an Key Account Management bzw. Sales Management

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

• Mind. 5-jährige Erfahrung im Vertrieb, Backoffice, Administration und/oder Assistenztätigkeiten

• Sicherer Umgang mit Programmen und IT, insbesondere Excel, SAP-Kenntnisse wünschenswert

• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse

• Lösungsorientierte und proactive Arbeitsweise

• Leidenschaft für die Welt der Luxuskosmetik

• Starke Fähigkeiten zur funktionsübergreifenden und kooperativen Zusammenarbeit

• Organisiertes und selbstständiges Arbeiten

Benefits

• Ein dynamisches und internationales Arbeitsumfeld

• Weiterentwicklungsmöglichkeiten und interessante Schulungen (Inclusion & Diversity, etc.)

• Flexible Arbeitszeitgestaltung und reisende Tätigkeit

• Mitarbeitervergünstigungen und Produktbezug aus unserem breiten Markenportfolio

• Gesundheitsangebote (Arbeitsmedizin, Ergonomie, Health Days, Impfungen)

• Mitarbeitervorsorgekasse und Möglichkeit zur Gruppenkrankenversicherung

• Möglichkeit bei firmeninternen Projekten mitzuwirken, wie die Breast Cancer Campaign, Inclusion & Diversity, Sustainability Initiativen

Für diese Position gilt ein kollektivvertragliches Mindestgehalt (Kollektivvertrag für allgemeinen Groß- und Kleinhandel) von € 40.000,00 Brutto/Vollzeit pro Jahr. Eine marktkonforme Überzahlung, abhängig von Deiner Erfahrung und Qualifikation, wird natürlich geboten und besprechen wir gerne persönlich. Zudem erwarten dich attraktive Benefits.

Bei Interesse freuen wir uns über deine vollständigen Bewerbungsunterlagen